Eine Gemeindeverwaltung ist gewissermassen die Brücke zwischen der Bevölkerung und der Politik. Funktioniert diese in ihrer Organisation und Struktur einwandfrei, so wird sie im besten Fall als automatischer und unterstützender Dienstleistungsapparat wahrgenommen, der dann einsetzt, wenn er gebraucht wird. In Tat und Wahrheit ist eine Verwaltung allerdings ein ineinander verzahntes Gefüge mit vielen Stellschrauben, welche ineinander greifen müssen. Ist eine dieser Stellschrauben nicht passend oder fällt aus, kann ohne entsprechende Vorkehrungen das gesamte Konstrukt ineinander zusammenbrechen. So geschehen in einer mittelgrossen Gemeinde im Kanton Aargau, wie der nachfolgende Erfahrungsbericht erzählt.

Es ist der 3. Juli 2017. Das Telefon beim Geschäftsleiter der AWB Comunova AG in Lengnau klingelt. Am anderen Ende ist Frau Gemeindeammann einer stark wachsenden Gemeinde im Kanton Aargau. Sofort wird klar: Ihr Anruf ist nicht von erfreulichen Nachrichten, sondern von einem ernsthaften Problem geprägt. Die Nachfolge des langjährigen Gemeindeschreibers hat noch während der Probezeit die Kündigung eingereicht und steht mit dem Ferien- und Überzeitbezug in zwei Tagen nicht mehr im Dienste der Gemeinde. Eine Stellvertretung gibt es nicht und zwei weitere Angestellte haben ebenfalls ihre Kündigung eingereicht. Die Gemeindeverwaltung steht still. Es muss also innert Tagesfrist eine Nachfolge bzw. Überbrückung her – kein einfaches Unterfangen, in einem erschreckend ausgetrockneten Markt. Für die Gemeinde eine schier unlösbare Problematik und es ist Unterstützung von aussen gefragt.

Die AWB Comunova AG hat eine solche Situation schon oft erlebt und weiss wie wichtig es ist, dass eine Gemeinde in dieser Situation so rasch wie möglich eine Lösung erhält. Im geschilderten Fall konnte aufgrund des flexiblen Geschäftsmodells der AWB Comunova innert Tagesfrist ein Gemeindeschreiber ad interim gestellt werden. Dieser muss jeweils die Kompetenz haben, sich ohne Einführung in einer neuen Gemeinde, einer neuen Räumlichkeit und in neuen Geschäften selbständig und flexibel zurechtzufinden. Ein Personalwechsel auf drei Positionen, wie im geschilderten Fall, stellt die Struktur und Organisation einer Verwaltung auf die Probe. Die Beispielgemeinde bestand diese nicht: die Aufgaben waren zu stark auf den nun nicht mehr vorhandenen Gemeindeschreiber fokussiert, die Prozesse nicht festgehalten, eine systematische Ablage nicht vorhanden und die Reglemente nicht praxistauglich. Die Gemeinde wird neben den Personalaustritten mit einer Welle von ungelösten Problemen konfrontiert. Es braucht viel Zeit und ein enormes Engagement der verbleibenden Mitarbeitenden, um diese Situation zu bewältigen. Aus diesem Grund ist ein strukturiertes Vorgehen umso wichtiger. Im vorliegenden Beispiel wurden in einem Zeithorizont von eineinhalb Jahren schrittweise Massnahmen mit Unterstützung der AWB Comunova AG vorgenommen.

Als Erstes wurde eine Verwaltungsanalyse durchgeführt, um die strukturellen Probleme zu lokalisieren und künftig zu beseitigen. Es folgten Projekte, wie die Durchführung einer Gemeinderatsklausur, ein Reglements-Check und die Einführung eines internen Kontrollsystems, welche von den praxisnahen Experten der AWB begleitet wurden. Für dieses Vorgehen ist sowohl Geduld als auch Durchhaltevermögen gefragt und es muss eine strikte Priorisierung der Geschäfte vorgenommen werden. Der geschilderte Fall zeigt: manchmal muss ein kleiner Teil eines grossen Ganzen ausfallen und plötzlich geht nichts mehr. Dann ist das Engagement und die Zusammenarbeit von Gemeinderat, Verwaltung und externer Unterstützung gefragt. Mit viel Herzblut, Erfahrung und Wissen ist es zu schaffen, das Gefüge einer Gemeinde Schritt für Schrittwieder instand zu stellen. So auch in unserem Beispiel: der Apparat läuft wieder.